Всяка фактура, сверена с поръчката си. Екипът разглежда само разликите.
Фактурата пристига, стоковата разписка също. Приложението ги сверява ред по ред с поръчката: фактурирана цена срещу поръчана цена, фактурирано количество срещу получено количество, разходи, които не са били предвидени. Съответстващото се одобрява групово; останалото идва с документите пред очите ви.
- Всяка фактура се проверява ръчно спрямо поръчката, когато има време.
- Една доставка на няколко пъти и вече никой не знае какво е получено.
- Транспортни разходи или увеличение на цената минават, без никой да ги забележи.
- Една и съща фактура, получена два пъти, рискува да бъде платена два пъти.
- Поръчката и всичките ѝ доставки се сверяват с фактурата, ред по ред.
- Всяка фактура получава диагноза: готова, с разлика, липсва разписка, дубликат.
- Съответстващите фактури се одобряват групово, с едно кликване.
- Разликата се решава от досието ѝ: одобрение, спор или искане за кредитно известие.
От получената до одобрената фактура в пет стъпки
Сверяването е изчисление, а не предположение: едни и същи документи винаги дават една и съща диагноза.
- 01
Получаване
Фактурата влиза в процеса, качена в папка или получена по имейл, на етап „За обработка“. Стоковата разписка се свързва с поръчката си.
Фактурите се трупат в пощата или на бюрото.Всяка фактура има своето място и своя етап. - 02
Сверяване
За всяка фактура приложението взема поръчката и всичките ѝ доставки, сумирани, ако доставката е била на няколко пъти, и сравнява ред по ред.
Изваждаш поръчката, търсиш стоковите разписки.Фактурирано, поръчано и получено на един ред. - 03
Диагноза
Разлика в цената, разлика в количеството, ред, непредвиден в поръчката, липсваща разписка, фактура без поръчка, съмнителен дубликат: всяка фактура получава своята диагноза, а разликите се остойностяват.
Разликата се открива при плащането или никога.Всяка разлика е назована и остойностена. - 04
Досие
Фактурата и стоковата разписка се показват до редовете, а избраният ред е маркиран и в двата документа. Несвързана разписка от същия доставчик се предлага за допълване на поръчката.
Три отворени прозореца и таблица за сравнение.Документите и цифрите на един екран. - 05
Решение
Одобрение, откриване на спор с коментар или искане за кредитно известие за сумата на разликата. Съответстващите фактури се одобряват групово; всяко решение се записва в журнала.
Одобрения по имейл, без следа.Проследимо решение, за всяка фактура или за група.
Правила за контрол, а не впечатления
- Изчислението не отгатва нищо. Сверяването прилага правила: едно и също досие винаги дава една и съща диагноза.
- Толеранс, зададен от компанията. В процент и в евро, върху общата разлика по фактурата.
- Одобряването на разлика изисква две кликвания. Фактура извън толеранса никога не минава по невнимание.
- Дубликатите се откриват. Същият доставчик и същата сума или същият номер на фактура.
- Прочетеното от документ се проверява. Полетата, извлечени от PDF, остават „за проверка“, докато човек не ги потвърди.
- Всяко решение се съхранява. Статусът се записва в таблицата, с нейните права и журнал.
FAC-7781 · Quincaillerie de l'Ouest
| Винт инокс 6×40 | 500 фактурирани · 500 получени · цената съответства |
|---|---|
| Ъгълник 90 | 40 фактурирани · 36 получени |
| Дюбел 8 | 0,14 € фактурирано · 0,12 € поръчано |
| Транспортни разходи | непредвидени в поръчката |
С разлика. Количество: 4 фактурирани, но неполучени ъгълника. Цена: +0,02 € за 300 дюбела. Един ред извън поръчката.
Измислени данни. Екипът избира: спор, кредитно известие за сумата на разликата или одобрение с две кликвания.
Ясни етапи, без да се местят файлове
Фактурите минават от етап на етап във виртуални папки: файловете остават където са, на сървъра на компанията, променя се само етапът им.
- Всеки вижда фактурите, които го чакат, според правата си.
- Всеки етап се вижда с един поглед.
- Документите остават на сървъра на компанията.
Фактурата току-що е пристигнала, сверяването е направено.
Разлика чака решение от отговорник.
Готова за плащане.
Спор или поискано кредитно известие от доставчика.
Как да го предложите на клиентите си
На кого
- Търговци и дистрибутори, които получават много фактури от доставчици.
- Производствени и строителни компании, които купуват по поръчка и получават доставки на няколко пъти.
- Счетоводни кантори, които водят покупките на своите клиенти.
Какво продавате
- Изграждането на процеса и неговите етапи.
- Прехвърлянето на поръчките и доставките от системите на клиента.
- Настройката на толерансите и статусите с финансовото ръководство.
- Дългосрочното обслужване, от ProAdmin.
Фрази, които работят
„Вече гледате само фактурите с разлика.“
„Край на двойно платените фактури.“
„Всяка разлика остойностена, всяко решение проследимо.“
Какво питат клиентите
Трябва ли да се сменя счетоводният софтуер?
Не. Проверката се извършва в приложение на ODESA, до съществуващите системи. Поръчките и доставките могат да се прехвърлят от тях.
А ако поръчката е доставена на няколко пъти?
Всички доставки по една поръчка се сумират преди сравнението. Разписка без поръчка от същия доставчик се предлага за допълване на поръчката.
ИИ ли решава плащането?
Не. Сверяването е изчисление по правила. ИИ може да помогне при извличането на данните от документ, но извлеченото остава „за проверка“, докато човек не го потвърди. Решението винаги е на екипа.
Как се откриват дубликатите?
Фактура от същия доставчик и за същата сума или със същия номер като друга се маркира като съмнителен дубликат преди всяко одобрение.
Къде се съхраняват фактурите?
На сървъра на компанията, в ODESA. ProAdmin дава достъпа и правата; документите не отиват другаде.
Какво задвижва този случай
Клиентите ви още проверяват фактурите си ръчно?
Предложете им този случай. ProSuite осигурява платформата и я развива; вие запазвате отношенията с клиента и консултирането.